ばなーな毎日多くのメールが届いて大変
メール処理に時間が取られて仕事ができないと悩んでいる方も多いと思います。
効率的なメールチェックを行うことで、空いた時間を作ることができます。
空いた時間で別の仕事ができたり、プライベートの時間を確保することができます。
この記事を読めば効率良くメールチェックすることができます。
どれか一つでも実践していただければ嬉しいです。
この記事を書いた人
便利なチャットがあるのにメールを使う理由
近年チャットツールを導入している企業も増えてきていますが、メールもまだ多く利用されています。
「チャットの方が便利なのに」そのように思っている方も多いのではないでしょうか。
チャットツールは便利ですが、他部門や上司に対しては失礼になるのではとメールを使うことが多いです。
また客先とのやりとりもメールなので、全てをチャットツールで完結させることは難しいです。
チームやグループ内はチャットツール、それ以外はメールといったように使い分けが重要となります。
1日のメール処理に平均2時間30分も使っている
日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2021」の結果では、1日のメール処理時間は平均2時間30分でした。
8時間勤務だとすると、定時間内のおよそ4分の1がメール処理で消えていることになります。
想像以上に多くて驚いたでしょうか？
あなたの一日の仕事を思い返してみると、そんなに間違った結果ではないと思えるはずです。
メール処理時間を効率化することで、早く帰宅できたり、別の仕事ができるようになります。
メールチェックが就業時間の20％も占めているので、メールチェックを効率化するだけで全体の効率も大きく改善できます。
メールチェックを効率化する方法
メールチェックを効率的に行う方法は、
- 決まった時間にメールをチェックする
- メール通知をオフにする
- 読んだらすぐに返信する
- カレンダー機能と併用しフォルダを空にする
- 処理したメールは別のフォルダに移動させる
- 読まないメールを決めるルールを明確化する
それぞれ詳しく説明していきます。
メールチェックの時間を決める
メールをチェックする時間を決めると効率が上がります。
時間も決めずメールチェックしているとメリハリが無くなります。
気づかないうちに、メールチェックと他の作業それぞれが中途半端となってしまい、全体の作業時間が間延びして長くなっている恐れがあります。
メールチェックする時間を決めれば、その時間はメール処理に集中できます。
またタイムリミットを設けることで、程よい焦りが生じて集中力が高まります。
メール処理は片手間でやるのではなく、１つの作業として集中して一気に処理をしましょう。
メール通知をオフにする
メールチェックする時間を決めても、メール通知で集中力が切れてしまう場合があります。
そのような場合、思い切ってメール通知をオフにしましょう。
「すぐにメールを返信しないと仕事が遅れてしまうかもしれない」このように心配される方もいると思います。
これまでの仕事を思い返してみましょう。
メールをすぐに返信せずトラブルになったことはあるでしょうか？
もし大きなトラブルになっていないのであれば、通知をオフにしても大丈夫と言えます。
午前と午後にメールチェック時間をそれぞれ2回設ければ遅れは発生しませんし、トラブルなど緊急性を要する対応はメールでなく電話で来るはずです。
思い切ってメール通知をオフにしてみましょう。
読んだらすぐに返信する
メールを軽く読んで「後で返信しようと」放置してしまう方も多いです。
一度読んだメールを放置するのは非常に効率が悪いです。
一度読んでも返信する際に読むので、同じメールを二度読むことになります。
放置すると思い出すにも時間がかかってしまうので、どうせ返信するなら読んだタイミングで返信しましょう。
カレンダー機能と併用する
カレンダー機能をうまく活用すると、受信ボックスをきれいにすることができます。
内容によってはすぐ返信できないメールもあります。
忘れないよう受信ボックスに入れたままにしておくと、受信ボックスが未対応のメールでいっぱいになってしまいます。
未対応メールでいっぱいの受信ボックスだと見落とすリスクがあります。
その対策としてカレンダー機能を併用しましょう。
未対応の案件をカレンダーに登録し、そのメールは別のフォルダに移動させましょう。
カレンダーの通知機能を使えば、必要な時に通知されるので忘れることがありません。
カレンダー機能活用することで、
- 受信ボックスが綺麗になる
- 未対応案件の忘れ防止
になるのでおすすめです。
処理したメールは別のフォルダに必ず移動させる
チェックしたメールは必ず別のフォルダに移動させましょう。
受信ボックスがメールでいっぱいだと、どれぐらい仕事が残っているか分かりにくくなります。
また受信ボックスにメールがいっぱいあると、仕事がいっぱいあると錯覚しストレスにもなります。
そのため受信ボックスはできるだけ空の状態に保ちましょう。
受信ボックスを空にするゲームだと思えば、効率よくメールを処理することができます。
読まないメールを決めるルールを作る
全てのメールを読んでいると時間が足りません。
情報共有のためにCCに入れてメールを送る場合があり、必ずしも必要ではない情報が含まれています。
絶対に読んでほしいメールは宛先に入れますが、そうでないメールは写しに入れることが多いです。
僕の場合、CCに入ってるメールは基本的には読まず、必要になった時に読むようにしています。
どのメールを読むか明確なルールを作っておくことで、不要なメールの処理時間を大きく短縮することができます。
メールの検索性、やりとりを効率化する方法
メールの処理だけでなく「検索性の向上」「メールのやり取りの効率化」を図ることで、メール時間削減できます。
具体的な方法として、
- 要件ごとにメールの件名を変更する
- 日程を相談する際は自分から提案する
- メールの内容は簡潔に書く
- 予約投稿を利用する
- テンプレートを活用する
- メールの回数を減らす
具体的に説明していきます。
要件ごとにメールの件名を変更する
メールのやり取りが長くなると、最初とは異なる内容についてメールをやりとりする場合があります。
件名は前のメールのままなのに内容が変わってしまうと、後から検索するのが大変です。
後からメールの検索がしやすいように、メールの内容が変わったら件名も変えるようにしましょう。
日程を相談する際は自分から提案する
メールで打ち合わせの日程について相談する場合、「都合の良い日を教えてください」と送っていませんか？
これは効率が悪いのでやめましょう。
以下は悪い例です。
あなた：打ち合わせしたいので都合の良い日を教えて下さい。
相手：○日○時でいいですか？
あなた：その時間は都合が悪くて。。。○時ならどうですか？
相手：その時間だと。。。
このようなやり取りをしたことありませんか？
メールの回数が増えてしまい効率が悪いです。
日程を相談する場合、あなたの都合がいい時間をいくつかリストアップして選んでもらいましょう。
そうすれば、
あなた：打ち合わせしたいので都合のいい日を選んでください
相手：○日でお願いします。
あなた：わかりました。
少ないやり取りでメールを終わらすことができます。
メールは簡潔に書く
たまに伝えたいことをいっぱい書いているメールを見かけますが、メールが長すぎて読む気になりません。
メールを書く際は、
- 内容は簡潔に
- 相手の知識レベルに合わせた内容にする
- 相手が知りたいことを書く
自分中心のメールを書くと相手は理解できません。
メールの内容が理解できないと、そのメールに対して質問のメールを書かなければいけません。
結果的にメールのやり取りが増えてします。
メールの予約投稿を利用する
メールの予約投稿を活用することでメール時間の効率化が図れます。
メールの相手が暇なだと、すぐに返事が返ってきましまい、メールのやり取りが大変になってしまいます。
「メールはすぐに処理したいけど、今はあまりやり取りしたくない」このような場合に予約投稿が便利です。
送信予約しておけば、あなたのメール処理時間とメール送信時間を別にすることができます。
メールの送信時間を遅らせられるので、相手からの返信も来ません。
予約送信機能を使うことで、あなたの時間を確保することができます。
テンプレートを活用する
ばなーなメール送るのが苦手……
いざメールを送ろうとパソコンを開くと、何から書いていいか迷ってしまう方もいるのではないでしょうか？
テンプレートを用意し、書き換えるだけの状態にしておくだけでメール作成のスピードが上がります。
メールが苦手な方は、文章の書き出しに迷うことが多く、メールを作成するたびに「どうやって書こうか」と考えてしまうのです。
テンプレートを作っておけば迷いがなくなり、時間削減になります。
メールの回数を減らす
無駄にメールの回数が増えている可能性があります。
メールの内容が分かりにくいと、お互いの認識を合わせるために何通かメールを送ることになります。
これは無駄なメールです。
分かりやすいメールを送れば、メールの回数を減らせ、結果的に効率が上がります。
分かりやすいメールを書くコツは、
- 結論から書く
- 3つ以上並列して書く場合は箇条書きを使う
- 適度に空白行を入れ、窮屈にしない
これらは文章術の一部です。
文章術を活用することでわかりやすいメールが書け、メールの回数を減らすことに繋がります。
フォルダ分けするとメールの検索性は向上するのか？
メールの検索性を向上させるためにフォルダ分けしている方も多いです。
しかし僕はおすすめしません。
理由は「どのフォルダに割り振るか迷う」からです。
1つのメールに複数の内容が書かれている場合があり、そのメールをどのフォルダに割り振るか迷ってしまいます。
フォルダ分けに悩むということは、検索する際も悩むということです。
検索性を向上させようとフォルダ分けしたのに、結果的に検索性が悪化してしまう恐れがあります。
以上のことから、フォルダ分けせず件名などをわかりやすくして検索性を向上させるべきです。
まとめ：メール時間を効率化すれば仕事全体の効率化を図ることができる
本気ではメール処理を効率よく行う方法について紹介しました。
就業時間の約20%がメールの処理で失われています。
メール処理を最大限効率化することで、「仕事時間の確保」「残業時間の削減」に繋げることができます。
たかがメール処理と思わず、しっかりと改善していきましょう。